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01 – Introdução
02 - Adiantamento
03 - Despesas de Natureza Excepcional
04 - Processo normal de aplicação
05 - Concessão de Adiantamento
06 - Tipos de Despesa que podem ser realizadas
07 – Quais os cuidados básicos a serem observados pelo responsável pelo adiantamento
08 - Pagamento das despesas por adiantamento
09 - Custos de Viagens/Estadia/Alimentação
10 - Prestação de Contas e suas Razões
11 - Aprovação das Contas
12 – Anexos
 

A Secretaria de Governo e Negócios Jurídicos da Estância Turística de Paranapanema, apresenta o MANUAL DO REGIME DE ADIANTAMENTO, que tem por finalidade orientar a administração pública na aplicação dos recursos e no processo de prestação de contas dos servidores responsáveis por adiantamento de despesas.
Este Manual de Adiantamentos foi elaborado visando orientar os responsáveis por adiantamentos, bem como os servidores encarregados da análise das prestações de contas no âmbito do Controle Interno de cada Secretaria, sobre a utilização adequada desse regime na realização das despesas públicas.
Registramos que a legislação mencionada neste manual possui natureza complementar às legislações vigentes: Lei Federal nº 4.320/1964 e Lei Municipal nº 1.034/2011, sendo necessário atentar para as futuras alterações que vierem a ocorrer.

Trata-se de processo especial de despesa orçamentária, autorizada pelo ordenador de despesa, pelo qual se coloca um numerário a disposição do servidor, a fim de que este realize despesas que, por sua natureza, não possam subordinar-se ao processo normal de aplicação, conforme disciplina art. 2º, da Lei Ordinária Municipal nº 1.034/2011.
É de extrema importância o entendimento do objetivo da verba em questão, que é um meio de realizar despesas que pela sua urgência, eventualidade e caráter extraordinário, não possam aguardar o processo normal da execução orçamentária.
Neste sentido, a falta de planejamento não pode ser utilizada como respaldo para a execução de compras e serviços.
 O que caracteriza as despesas de adiantamento é a impossibilidade de o pagamento aguardar os trâmites normais, ou seja, despesas imediatas, pois se assim não for, torna-se possível o uso do processo normal de aplicação.

São aquelas que ocorrem esporadicamente, que não podem subordinar-se ao processo normal de aplicação e que, caso aguardassem os trâmites, trariam prejuízos à administração pública – seja pela perda de bem, serviço e/ou oportunidade de solução imediata.
 
4 – PROCESSO NORMAL DE APLICAÇÃO
É aquele cuja realização da despesa é feita por meio de procedimento licitatório, por dispensa de licitação, ou por inexigibilidade desta, e que deve obedecer, na ordem que segue, aos seguintes estágios: empenho, liquidação e pagamento.
 
5 - CONCESSÃO DE ADIANTAMENTO
A concessão de adiantamento é de competência da pessoa legalmente investida na autoridade de ordenar pagamentos, ou de quem receber atribuição por delegação.
A requisição para o Adiantamento (modelo anexo) deve ser assinada pelo servidor efetivo e encaminhado à Secretaria de Administração, por meio de memorando no sistema 1doc, contendo as seguintes informações: Nome completo do solicitante, RG, CPF, matrícula, função, objeto resumido da despesa com a respectiva justificativa, fundamentação legal e o valor total do adiantamento.
Pressupostos para concessão de adiantamento:
I - Existência prévia de recursos orçamentários;
II - Empenho na dotação própria;
 III - Observância da lei sobre licitação, quando for o caso;
IV- Realizar-se somente em casos excepcionais, que não possam subordinar-se ao processo normal de aplicação.
O adiantamento não poderá ser concedido ao servidor que esteja nas seguintes situações:
I - Em alcance (prestação de contas pendentes ou impugnada);
II - Responsável por um adiantamento;
III – A quem deixar de regularizar a prestação de contas, nos termos da lei 1.043/2011.
 
6 – TIPOS DE DESPESAS QUE PODEM SER REALIZADAS
Pagamento de despesa extraordinária, urgente e eventual, cuja realização não permita demora por trazer prejuízo ao erário ou perturbar o atendimento dos serviços públicos, desde que previamente autorizadas pelo ordenador de despesas, nos termos da Lei Municipal 1.034/2011, a saber:
I – despesas extraordinárias e urgentes cuja realização não permita delongas;
II - as efetuadas distante da sede do Município;
III - as que custeiam viagens, estada e alimentação do prefeito municipal, dos secretários municipais e dos servidores públicos, quando a serviço do Município;
IV - com custas judiciais e emolumentos;
V - com alojamento, alimentação e estada de delegações esportivas ou escolares representativas do Município;
VI - com alojamento e alimentação de delegações esportivas ou escolares de outros Municípios;
VII - com pagamento de taxas e prescrição na realização de eventos desportivos patrocinados pela Prefeitura Municipal e outros, se houver;
VIII - despesa com comemoração de data cívica e festiva, fixadas no calendário anual;
IX - de aquisição de livros, revistas e publicações especializadas destinadas a bibliotecas e coleções;
X - as miúdas e de pronto pagamento;
XI - com pagamento de consultas médicas e exames.
Considera-se despesa miúda e de pronto pagamento:
I - a que se fizer:
a) com selos postais, telegramas, emolumentos, reproduções de documentos e publicações diversas, pequenos carretos, transportes urbanos, pequenos consertos e outras despesas de pequeno vulto, devidamente justificadas;
b) com encadernação avulsa e com artigos de escritório, de desenho, impressos, com quantidades restritas para uso e consumo próximo ou imediato;
c) com artigos farmacêuticos ou de laboratório, em quantidade restrita, para uso ou consumo próximo ou imediato;
d) com transportes intermunicipal e interestadual às pessoas carentes, de conformidade com o cadastramento realizado pela Assistência Social do Município.
II - outra qualquer, desde que devidamente justificada e cuja soma seja igual ou inferior a 2,5% (dois vírgula cinco por cento) do limite estabelecido no inciso II, do art. 75 da Lei Federai nº 14.133/2021, que corresponde ao valor de R$ 1.497,65 (mil quatrocentos e noventa e sete reais e sessenta e cinco centavos).
Assim, praticamente todos os serviços de pequeno vulto são passíveis de execução por meio do Regime de Adiantamento, desde que caracterizada a inexistência de cobertura contratual, a eventualidade da contratação e a inocorrência de fracionamento da despesa. Exemplos mais comuns: reparo, conservação, adaptação, melhoramento ou recuperação de bens móveis ou imóveis, serviços gráficos, fotográficos, confecção de carimbos, confecção de chaves, etc.
É vedada a utilização dos recursos de adiantamento para:

Aquisição de equipamentos e materiais permanentes;
Pagamentos de pessoal, obrigações patronais e de compromissos vinculados à dívida pública;
Investimentos e inversões financeiras;
Aquisição de bens ou contratação de serviços que caracterize ação continuada;
Aquisição de bens para a qual exista contrato de fornecimento e/ou de prestação de serviços;
Aquisições de um mesmo objeto, passíveis de planejamento, e que, ao longo do exercício, possam vir a ser caracterizadas como fracionamento de despesa e, consequentemente, como fuga ao processo licitatório;
Despesas que não estão vinculadas às atividades da unidade, não atendendo, assim, ao interesse público.

 Cabe ressaltar que não é permitida a aquisição de bens e de materiais com o objetivo de formação de estoque, assim como fica vedado o fracionamento da despesa para execução de um mesmo objeto. Deve-se apresentar justificativa detalhada dos motivos de cada despesa. Além disso, deve ser observada a existência de Contratos ou Atas de Registro de Preços vigentes, cujo objeto seja compatível ao da aquisição.
Nas aquisições rotineiras e previstas de materiais ou prestação de serviços Pessoa Jurídica deverão ser realizadas as devidas contratações por processos normais, evitando uso do Regime de Adiantamento para essa finalidade.
A utilização frequente de Regime de Adiantamento para a contratação de serviços e aquisição de bens ou materiais com a mesma finalidade ou com os mesmos fornecedores/prestadores poderá caracterizar fuga do Processo Licitatório ou fracionamento de despesa.
 
7 - QUAIS OS CUIDADOS BÁSICOS A SEREM OBSERVADOS PELO RESPONSÁVEL PELO ADIANTAMENTO?
a) Realizar as despesas exclusivamente dentro do período de aplicação estabelecido no ato da concessão;
b) Verificar a existência em estoque, no almoxarifado, do material a ser adquirido;
c) Verificar se o material ou o serviço pretendido pode ser tempestivamente fornecido por empresa/fornecedor contratado pelo órgão/entidade;
d) Verificar se a despesa a ser realizada se enquadra na classificação orçamentária especificada no ato da concessão;
e) Evitar o direcionamento a determinados fornecedores, realizando e registrando pesquisa de preços, sempre que possível;
f) Realizar os pagamentos exclusivamente à vista, pelo seu valor total, dada a vedação legal para aquisição/contratação a prazo ou parceladamente;
g) Exigir a emissão dos documentos comprobatórios da realização da despesa;
h) Controlar o saldo financeiro concedido, dada a vedação para a realização de despesa sem que haja saldo suficiente para seu atendimento;
i) Verificar a data de validade do documento fiscal recebido;
 
8- PAGAMENTOS DAS DESPESAS POR ADIANTAMENTO
Antes de efetuar qualquer despesa, o responsável pelo adiantamento deverá verificar se o fornecedor/prestador de serviços tem condições de emitir a documentação comprobatória (Nota Fiscal).
São considerados documentos comprobatórios da realização da despesa:
a) no caso de compra de material, Nota Fiscal de Venda ao Consumidor, Nota Fiscal Fatura, Nota Fiscal ou Cupom Fiscal;
b) no caso de prestação de serviços por pessoa jurídica, Nota Fiscal de Prestação de Serviços ou Nota Fiscal Fatura de Prestação de Serviços.
O que o responsável pelo adiantamento deve verificar ao receber a NOTA FISCAL?

Impressão do nome “Nota Fiscal” e o nº de série;
Nota Fiscal deve ser emitida em nome da Prefeitura/Fundo/Autarquia Municipal;
Nome da empresa (Razão Social) e os cadastros de CNPJ;
Endereço completo;
No rodapé: autorização do fisco e a gráfica que imprimiu a NF;
Validade da NF (data limite para emissão);
Verificar a autenticidade do Documento Auxiliar da Nota Fiscal (Danfe) no sítio da Receita Estadual.

 
O responsável pelo adiantamento deve observar o cumprimento dos princípios constitucionais da economicidade, eficiência e da proposta mais vantajosa. As Notas fiscais e outros comprovantes de despesas deverão ser expedidos em nome da Prefeitura Municipal Paranapanema, com a devida identificação do CNPJ – 46.634.309/0001-34.
Como comprovante de despesa quando for o caso, só serão admitidas as primeiras vias de Notas Fiscais e com data posterior à entrega do adiantamento.
Os bens ou serviços adquiridos deverão estar descritos de forma detalhada e sem abreviaturas no campo apropriado da nota fiscal, para que se permita saber o que foi adquirido, não sendo aceitas descrições genéricas, como por exemplo: despesas, diversos, etc.
O responsável pelo adiantamento ao entregar ao setor solicitante o material/serviço adquirido, deverá exigir o atesto no verso da nota fiscal de 2 (dois) servidores que não o responsável do adiantamento, contendo data, carimbo/matrícula, assinatura e cargo de quem recebeu - no adiantamento esse atesto corresponde a liquidação da despesa, ou seja, que o serviço foi prestado ou material entregue ao órgão público.
Os pagamentos serão realizados por meio de transferência eletrônica, PIX ou débito em conta, vedada a utilização de cartão de crédito. Também não são permitidos pagamentos anteriores ao empenho (liberação do adiantamento).
O adiantamento não contemplará despesa autorizada ou realizada anteriormente à sua concessão, bem como as despesas realizadas em valores superiores ao permitido, sua aplicação não poderá fugir às normas, condições e finalidades de requisição.
 
9 – CUSTOS DE VIAGENS/ESTADIA/ALIMENTAÇÃO
Ao Prefeito, Secretários Municipais e servidores públicos serão concedidas adiantamento para viagem a serviço do Município, compreendendo seu valor a retribuição relativa às despesas com hospedagem, alimentação e locomoção dentro do território de destino, nos termos do artigo 3º, inciso III, da Lei Municipal 1.034/2011.
Em todos os casos de deslocamento para viagem, o servidor é obrigado a prestar constas nos mesmos termos definidos na lei e abrangidos nesse manual.

10 – PRESTAÇÃO DE CONTAS E SUAS RAZÕES
Prestar contas é um dever Constitucional de qualquer pessoa física ou jurídica, pública ou privada, que utilize, arrecade, guarde, gerencie ou administre valores públicos e constitui instrumento de transparência de Gestão Fiscal.
O servidor responsável pelo adiantamento é obrigado a prestar contas dos recursos recebidos, sujeitando-se à tomada de contas, se não o fizer, no prazo legal.
O servidor que não prestar contas no prazo estabelecido na legislação vigente ficará em alcance; sujeito ainda, à aplicação de medidas administrativas civis e penais cabíveis.
Prestação de Contas pelo responsável por adiantamento.
Após a realização das despesas, o responsável pelo adiantamento anexará ao processo administrativo, os documentos comprobatórios e formulários exigidos para a prestação de contas, que serão encaminhados à Controladoria do Município, que analisará a prestação de contas sob os aspectos de sua exatidão numérica, obediência à legislação, justificação da despesa e conformidade com o elemento de despesa onerado, assim como a conferência documental, com fito de homologação pelo ordenador de despesa.
A responsabilidade pela aplicação e prestação de contas do adiantamento é pessoal e intransferível. O prazo para a Prestação de Contas é de 15 (quinze) dias contados do termo final do período de aplicação.
O servidor responsável pelo adiantamento não poderá, em hipótese alguma, transferir, no todo ou em parte, os recursos recebidos a outro servidor.
A prestação de contas deverá conter os seguintes elementos:
a) Cópia da requisição do adiantamento;
b) Comprovação das despesas, no termo da lei;
c) Guia de restituição do saldo, se houver;
d) Planilha discriminativa das despesas realizadas (modelo anexo);
 
11 - APROVAÇÃO DAS CONTAS
Aprovada a prestação de contas, o órgão contábil procederá à escrituração e à baixa contábil da responsabilidade do servidor, em caso contrário, isto é, se a comprovação for impugnada, será procedido o registro da responsabilidade do servidor e à formalização da respectiva Tomada de Contas.
Os documentos relativos à comprovação das despesas realizadas sob a forma de adiantamento deverão ficar arquivados no órgão de contabilidade da prefeitura e no arquivo geral do Município e à disposição das autoridades responsáveis pelo acompanhamento administrativo e fiscalização financeira, em especial a Controladoria do Município, a Câmara Municipal e o Tribunal de Contas do Estado de São Paulo.
Cabe ressaltar que, os processos administrativos relativos as despesas realizadas sob o regime de adiantamento, serão encaminhados à Egrégia Corte de Contas - TCE/SP, mediante solicitação daquele órgão.